Informativa sulla privacy
La presente Informativa sulla privacy spiega come Spontan Creative Media Sh.p.k. (“SCM”, “noi”) raccoglie, utilizza, condivide e protegge i dati personali quando Lei visita spontan.agency, ci contatta, invia uno dei nostri moduli, si iscrive alla nostra newsletter, utilizza il nostro portale clienti o interagisce in altro modo con noi. Illustra inoltre i Suoi diritti e le modalità per esercitarli.
Trattiamo i dati personali in conformità alla Legge albanese n. 124/2024 “Sulla protezione dei dati personali” e, ove applicabile alle nostre attività, al Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (Regolamento (UE) 2016/679, “GDPR”).
1. Chi è responsabile dei Suoi dati
Il titolare del trattamento dei Suoi dati personali è:
Spontan Creative Media Sh.p.k.
NUIS: L82322017V
Str. Besim Imami, No. 62, Tirana, Albania
Email: [email protected]
SCM adotta un sistema di gestione certificato ISO/IEC 27001:2022 per la sicurezza delle informazioni. Le nostre regole interne per il trattamento dei dati personali sono definite nella nostra Politica sulla riservatezza e la protezione dei dati (SCM-DP-03), disponibile su richiesta.
2. Quali dati raccogliamo e perché
Raccogliamo solo i dati necessari per le finalità indicate di seguito. I campi contrassegnati come obbligatori nei nostri moduli sono necessari per rispondere alla Sua richiesta; gli altri campi sono facoltativi.
| Attività | Dati che raccogliamo | Finalità | Base giuridica |
|---|---|---|---|
| Invia un modulo ToR / RFP / RFQ | Organizzazione, email, titolo del progetto, referente, paese, tipo di organizzazione, formato di risposta preferito, scadenza di presentazione e data di avvio prevista, eventuale necessità di un NDA, documenti caricati e il suo messaggio | Per valutare la Sua richiesta, preparare una proposta o un preventivo e comunicare con Lei al riguardo | Misure adottate su Sua richiesta prima della conclusione di un contratto; il nostro legittimo interesse a rispondere alle richieste commerciali |
| Modulo di partenariato in consorzio | Organizzazione, email, titolo della gara o del progetto, ruolo previsto per Spontan, referente, paese, sito web, paese o regione di destinazione, competenze richieste, stato del consorzio, documenti caricati e il suo messaggio | Per valutare potenziali partnership per gare e progetti e contattarLa in merito a opportunità specifiche | Nostro legittimo interesse a sviluppare partenariati; misure adottate su sua richiesta prima della stipula di un accordo |
| Richieste di referenze e profilo aziendale | Nome, organizzazione, email professionale, paese, sito web, eventuale necessità di un NDA, finalità della richiesta, titolo della gara o del progetto, scadenza, documenti richiesti e il suo messaggio | Per esaminare la richiesta e fornire la documentazione aziendale, tecnica o relativa agli appalti appropriata | Nostro legittimo interesse a rispondere a richieste di due diligence e procurement; misure adottate su sua richiesta prima della stipula di un contratto |
| Richieste di politiche e certificati | Nome, azienda o istituzione, email aziendale e documenti selezionati | Per esaminare la richiesta e inviarLe le policy o i certificati richiesti | Nostro legittimo interesse a rispondere alle richieste; sua richiesta |
| Richieste di media kit | Nome, organizzazione o testata, email, ruolo, paese, scadenza, dove e come saranno utilizzati i materiali e il suo messaggio | Per esaminare la richiesta e inviarLe i materiali per la stampa appropriati | Nostro legittimo interesse a rispondere a richieste dei media e di partenariato; sua richiesta |
| Modulo di contatto | Nome, email, motivo del contatto, organizzazione, ruolo, paese, sito web, telefono e il suo messaggio | Per risponderLe | Nostro legittimo interesse a rispondere alle comunicazioni; misure precontrattuali ove pertinente |
| Candidature di lavoro e tirocinio | Nome, email, telefono, CV, lettera di presentazione e qualsiasi altra informazione che sceglie di fornire | Per valutare la Sua candidatura e gestire il nostro processo di selezione | Misure adottate su Sua richiesta prima della conclusione di un contratto di lavoro; il Suo consenso, qualora ci chieda di conservare la Sua candidatura per opportunità future |
| Registrazione alla rete di esperti | Nome, email, principale area di competenza, paese o località, anni di esperienza, settori, lingue, sito web o profilo LinkedIn, CV o portfolio e il suo messaggio | Per inserirLa nel nostro pool di esperti e contattarLa in merito a incarichi e gare pertinenti | Il Suo consenso, revocabile in qualsiasi momento |
| Newsletter | Indirizzo email, nome (facoltativo), preferenze di iscrizione e dati di interazione come aperture e clic | Per inviarLe notizie sul nostro lavoro, approfondimenti ed eventi | Il Suo consenso, revocabile in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione presente in ogni email |
| Portale clienti | Nome, email e credenziali di accesso delle persone a cui un'organizzazione cliente concede l'accesso, nonché commenti, approvazioni e file scambiati tramite il portale | Per consentire ai clienti di accedere ai propri progetti, condividere i deliverable e registrare feedback e approvazioni | Esecuzione del nostro contratto con l'organizzazione cliente; nostro legittimo interesse a mantenere le comunicazioni di progetto sicure e documentate |
| Contatto via email o telefono | I Suoi recapiti e il contenuto del Suo messaggio | Per risponderLe | Nostro legittimo interesse a rispondere alle comunicazioni; misure precontrattuali ove pertinente |
| Visite al sito web | Dati tecnici quali indirizzo IP, browser, dispositivo, pagine visitate e sito di provenienza, raccolti tramite i log del server, il servizio di protezione dei moduli e, con il Suo consenso, strumenti di analisi e pubblicitari | Per gestire e proteggere il sito web, tutelare i nostri moduli da spam e abusi e, con il Suo consenso, comprendere come viene utilizzato il sito e misurare l’efficacia della nostra pubblicità | Nostro legittimo interesse a gestire un sito web sicuro (log del server, protezione dei moduli); suo consenso (cookie analitici e pubblicitari) |
Quando invia un CV o un profilo, La preghiamo di non includere informazioni sensibili quali dati sanitari, convinzioni religiose o politiche o numeri di documenti d'identità, salvo nostra specifica richiesta e ove previsto dalla legge. Se condivide informazioni su altre persone, ad esempio membri del team in una proposta di consorzio, si assicuri che ne siano informate e d'accordo.
Quando partecipiamo a gare insieme a partner di consorzio o esperti, condividiamo le Sue informazioni con l'amministrazione aggiudicatrice solo con il Suo consenso e solo nella misura necessaria per la procedura.
Non vendiamo i Suoi dati personali e non li utilizziamo per prendere decisioni che La riguardano basate unicamente su un trattamento automatizzato.
3. Contatti professionali da fonti pubbliche
Non tutti i dati in nostro possesso provengono direttamente da lei. Per individuare organizzazioni che potrebbero aver bisogno dei nostri servizi o essere partner idonei, possiamo raccogliere da fonti pubbliche i recapiti professionali di professionisti, quali nome, ruolo, organizzazione, email e telefono di lavoro: siti web ufficiali di aziende e istituzioni, registri pubblici e documenti di gara e di appalto pubblicati.
Utilizziamo questi dati esclusivamente per contattare organizzazioni in merito a servizi, gare e partenariati pertinenti, sulla base del nostro legittimo interesse alla comunicazione tra imprese. Al primo contatto, Le indichiamo da dove provengono i Suoi dati. Ogni messaggio include un modo semplice per opporsi; in tal caso, smettiamo di contattarLa e conserviamo solo quanto necessario per rispettare la Sua opposizione.
4. Analisi, pubblicità, contenuti incorporati e cookie
Utilizziamo i seguenti strumenti per comprendere come viene utilizzato il nostro sito e per misurare e migliorare la nostra pubblicità:
- Google Analytics (Google LLC / Google Ireland Limited): statistiche su visite, pagine visualizzate, sorgenti di traffico e posizione approssimativa ricavata dall'indirizzo IP.
- Google Ads (Google LLC / Google Ireland Limited): misurazione dell'efficacia delle nostre campagne pubblicitarie e, previo Suo consenso, remarketing.
- Microsoft Clarity (Microsoft Corporation / Microsoft Ireland Operations Limited): mappe di calore e registrazioni delle sessioni che mostrano come i visitatori interagiscono con le pagine, ad esempio clic e scorrimento. Clarity è configurato per mascherare il testo digitato nei campi dei moduli.
Google Analytics e Google Ads funzionano in Google Consent Mode: senza il suo consenso non installano cookie e inviano solo segnali aggregati privi di cookie; i cookie analitici e pubblicitari vengono utilizzati solo dopo che li ha accettati tramite il nostro banner dei cookie. Microsoft Clarity viene caricato solo dopo l'accettazione dei cookie analitici. Può modificare la sua scelta in qualsiasi momento.
Utilizziamo inoltre Google Search Console, che fornisce dati aggregati sulla visibilità del nostro sito nella Ricerca Google. Non installa cookie sul Suo dispositivo.
Video incorporato. Alcune pagine mostrano video ospitati su YouTube (Google), incorporati tramite la modalità di privacy avanzata (youtube-nocookie.com). Il caricamento di tali video collega il Suo browser a Google, che riceve dati tecnici come il Suo indirizzo IP. In questa modalità Google non utilizza la visita per personalizzare YouTube o la propria pubblicità, ma il player può memorizzare informazioni tecniche sul Suo dispositivo per poter funzionare.
Per i dettagli sui cookie utilizzati, consulti la nostra Informativa sui cookie.
5. Con chi condividiamo i dati
Condividiamo i dati personali solo se necessario e con garanzie adeguate:
- Fornitori di servizi che trattano dati per nostro conto in base a un contratto, tra cui il fornitore di hosting del nostro sito (Hetzner Online GmbH), Cloudflare (Turnstile), che protegge i nostri moduli da spam e abusi, i fornitori di servizi email e newsletter, gli strumenti di archiviazione cloud e produttività e i fornitori di analisi, pubblicità e video sopra elencati.
- Clienti e amministrazioni aggiudicatrici, quando Lei fa parte di una proposta o di un progetto e ha acconsentito all'inclusione dei Suoi dati.
- Partner di consorzio, ove necessario per preparare una proposta congiunta di cui Lei fa parte.
- Consulenti professionali, come avvocati, commercialisti e revisori, vincolati da obblighi di riservatezza.
- Autorità pubbliche, quando siamo tenuti a farlo per legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
Un elenco dei nostri principali fornitori di servizi è disponibile su richiesta.
6. Dove sono conservati i Suoi dati e trasferimenti internazionali
Il nostro sito web e i dati inviati tramite esso sono ospitati da Hetzner Online GmbH nel suo data centre di Helsinki, in Finlandia, all'interno dell'Unione europea.
Alcuni dei nostri fornitori di servizi, tra cui Google, Microsoft e Cloudflare, possono trattare dati al di fuori dell'Albania e dello Spazio economico europeo, anche negli Stati Uniti. In tal caso, ci avvaliamo delle garanzie previste dalla legge, come l'EU–U.S. Data Privacy Framework qualora il fornitore sia certificato, le clausole contrattuali tipo o altri meccanismi di trasferimento approvati. Può contattarci per ulteriori informazioni su tali garanzie.
7. Per quanto tempo conserviamo i suoi dati
| Dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| RFP, consorzi, referenze e altre richieste commerciali che non portano a un contratto | 2 anni dal nostro ultimo contatto |
| Dati relativi ai contratti che stipuliamo | Per la durata del contratto e, successivamente, per il periodo previsto dagli obblighi contabili, fiscali e contrattuali |
| Account del portale clienti | Per tutto il tempo in cui l'organizzazione cliente dispone dell'accesso e, successivamente, per il periodo previsto dal nostro contratto e dagli obblighi di legge |
| Candidature di lavoro e tirocinio | 12 mesi dalla conclusione del processo di selezione, o fino a 24 mesi se acconsente alla conservazione della sua candidatura per opportunità future |
| Profili di partner di consorzio e della rete di esperti | Fino a quando non ci chiederà di rimuoverli; in ogni caso, esaminiamo i profili senza contatti da 3 anni e li cancelliamo, salvo Sua conferma di voler restare |
| Contatti professionali da fonti pubbliche | 2 anni dalla nostra ultima interazione, o prima in caso di sua opposizione |
| Media kit, richieste di politiche e richieste generali | 2 anni dal nostro ultimo contatto |
| Newsletter | Fino alla Sua disiscrizione; potremo conservare traccia della richiesta di disiscrizione per assicurarci di non contattarLa nuovamente |
| Dati analitici | In base alle impostazioni di conservazione di ciascuno strumento, che limitiamo al minimo necessario, e comunque non oltre 14 mesi per Google Analytics |
| Log di sicurezza del server | Fino a 90 giorni, salvo necessità di indagare su un incidente di sicurezza |
Quando i dati non sono più necessari, li cancelliamo o li anonimizziamo in modo sicuro.
8. Come proteggiamo i suoi dati
Applichiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, nell'ambito del nostro sistema di gestione della sicurezza delle informazioni ISO/IEC 27001. Tra queste figurano connessioni cifrate (HTTPS), controlli di accesso e autenticazione a più fattori, limitazione dell'accesso al solo personale che necessita dei dati, backup cifrati, verifiche di sicurezza dei fornitori e formazione del personale. Nessun metodo di trasmissione via internet è completamente sicuro, ma ci impegniamo a proteggere i Suoi dati e a rispondere tempestivamente a qualsiasi incidente, anche notificandolo alle autorità e alle persone interessate ove previsto dalla legge.
9. I Suoi diritti
Alle condizioni previste dalla legge, Lei ha il diritto di:
- Accesso i dati personali che deteniamo su di Lei e riceverne una copia;
- Rettifica i dati inesatti o incompleti;
- Cancellazione i Suoi dati qualora non sussista più un motivo valido per conservarli;
- Limitare il trattamento dei Suoi dati in determinate circostanze;
- Opposizione al trattamento basato sui nostri legittimi interessi e, in qualsiasi momento, al marketing diretto;
- Portabilità dei dati Portabilità dei dati, per ricevere i dati che ci ha fornito in un formato strutturato e di uso comune;
- Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare il trattamento effettuato prima della revoca;
- Non essere sottoposto alle decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che incidano in modo significativo su di Lei.
Per esercitare i Suoi diritti, scriva a [email protected]. Potremmo chiederLe di verificare la Sua identità. Rispondiamo entro un mese dal ricevimento della richiesta; tale termine può essere prorogato ove la legge lo consenta, nel qual caso Le comunicheremo il motivo.
Ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Commissioner for the Right to Information and Personal Data Protection (Komisioneri për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale), Tirana, Albania, www.idp.al. Se si trova nell'Unione europea, può rivolgersi anche all'autorità per la protezione dei dati del Paese in cui vive o lavora. Le saremmo grati se ci desse prima l'opportunità di affrontare la Sua segnalazione.
10. Minori
Il nostro sito web e i nostri servizi sono destinati a professionisti e organizzazioni. Non raccogliamo consapevolmente, tramite questo sito, dati personali di minori di 16 anni. Se ritiene che un minore ci abbia fornito dati personali, ci contatti e provvederemo a cancellarli.
11. Modifiche alla presente politica
Potremmo aggiornare la presente Informativa sulla privacy in caso di modifiche alle nostre attività, ai nostri strumenti o ai nostri obblighi di legge. La data in cima a questa pagina indica l'ultimo aggiornamento. In caso di modifiche significative, lo segnaleremo chiaramente sul nostro sito.
12. Contattaci
Per qualsiasi domanda sulla presente informativa o sul modo in cui trattiamo i suoi dati personali, contatti:
Spontan Creative Media Sh.p.k.
Str. Besim Imami, No. 62, Tirana, Albania
Email: [email protected]