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Policy, certificazioni e garanzie

Un lavoro svolto in modo responsabile non dipende solo dalle competenze. Richiede processi documentati, responsabilità chiare, garanzie indipendenti e un approccio coerente a qualità, sicurezza, persone e rischi.

Le pagine di questa sezione offrono una panoramica pubblica e chiara delle policy, delle certificazioni e delle misure di garanzia di Spontan. Sono pensate per aiutare clienti, partner, uffici acquisti e organizzazioni che svolgono attività di due diligence a comprendere gli standard che guidano il nostro operato.

Certificati ufficiali, politiche firmate, documentazione di audit e prove a supporto restano soggetti a controllo e possono essere forniti tramite la procedura di accreditamento, in presenza di una legittima esigenza di procurement o di due diligence.

01 — Certificazioni e verifiche indipendenti

Certificazioni ISO

Spontan mantiene sistemi di gestione riconosciuti a livello internazionale a supporto della qualità, della sicurezza delle informazioni, della documentazione dei processi e del miglioramento continuo.

ISO 9001:2015
Sistemi di gestione della qualità

Favorisce una pianificazione, realizzazione, revisione, documentazione e miglioramento coerenti dei progetti in ambito creativo, tecnico e operativo.

ISO/IEC 27001
Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni

Supporta la gestione strutturata dei rischi per la sicurezza delle informazioni, dei controlli di accesso, delle responsabilità e della protezione delle informazioni aziendali e dei clienti.

ISO/IEC 20000-1:2018
Sistemi di gestione dei servizi

Supporta la pianificazione, l’erogazione, il monitoraggio e il miglioramento continuo dei servizi IT e digitali, con requisiti di servizio, responsabilità e controlli definiti.

I certificati a supporto sono disponibili ai fini degli appalti e della due diligence.

Valutazione di conformità e preparazione all'AI

Spontan ha completato una valutazione indipendente della propria preparazione organizzativa, della governance e dell’approccio alla conformità in materia di intelligenza artificiale.

La valutazione ha esaminato come l’AI viene utilizzata all’interno dell’azienda e come vengono affrontati aspetti quali responsabilità, trattamento dei dati, trasparenza, supervisione umana e gestione dei rischi.

Questo processo rafforza la nostra capacità di introdurre sistemi di AI in modo responsabile, valutare nuovi casi d’uso e mantenere controlli interni più chiari con l’evolversi delle tecnologie e delle aspettative normative.

La panoramica pubblica illustra l’ambito e i principi della valutazione. I risultati dettagliati, le raccomandazioni interne e le azioni correttive restano informazioni riservate.

La presente valutazione è da intendersi come una revisione indipendente della preparazione organizzativa e della governance. Non viene presentata come certificazione obbligatoria per legge, salvo qualora sia formalmente rilasciata come tale.

Trasparenza finanziaria e verifica indipendente

Spontan dispone di bilanci sottoposti a revisione indipendente per tre esercizi finanziari consecutivi.

Questa revisione esterna continuativa riflette un approccio strutturato alla rendicontazione finanziaria, alla tenuta della documentazione e alla responsabilità organizzativa. Supporta inoltre gli standard documentali comunemente richiesti negli appalti, nelle valutazioni di consorzi, nella registrazione come fornitore e nella due diligence istituzionale.

I rapporti di audit completi non sono pubblicati perché possono contenere informazioni finanziarie e commerciali sensibili.

La documentazione di audit pertinente può essere fornita alle organizzazioni autorizzate, ove necessario per un legittimo processo di verifica.

02 — Governance e integrità
SCM-PS-00

Dichiarazione di politica aziendale

La Dichiarazione di politica aziendale definisce gli impegni che regolano il modo in cui Spontan opera: integrità, rispetto per le persone, sicurezza sul lavoro, uso responsabile dei dati e della tecnologia, tutela dell’ambiente e gestione rigorosa dei rischi.

È il documento quadro del nostro insieme di politiche. Ogni impegno è attuato tramite una politica numerata, con una propria funzione responsabile. Qualora il contratto di un cliente o di un finanziatore imponga requisiti più rigorosi, a tale incarico si applica lo standard più rigoroso.

La dichiarazione riguarda:

  • Integrità, anticorruzione e antifrode
  • Sanzioni e integrità finanziaria
  • Persone, lavoro e diritti umani
  • Tutela e protezione dallo sfruttamento e dall'abuso sessuale
  • Salute, sicurezza e benessere
  • Protezione dei dati, sicurezza delle informazioni e AI responsabile
  • Ambiente e sostenibilità
  • Gestione dei rischi e continuità operativa

La dichiarazione si ispira a quadri internazionali quali i Principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani e i principi del UN Global Compact. Si tratta di quadri di riferimento, non di un’affermazione di adesione formale o di riconoscimento esterno.

Chieda informazioni sulla nostra Dichiarazione di politica aziendale
SCM-CC-11

Codice di condotta

Il Codice di condotta definisce, in termini pratici, il comportamento atteso da chiunque lavori per Spontan o agisca per suo conto: in ufficio, sul set, durante gli eventi, in viaggio e online.

Riunisce in un unico documento le regole essenziali delle nostre politiche, che ogni persona legge e sottoscrive. Quando una situazione richiede maggiori dettagli, si applica la politica pertinente.

Il Codice riguarda:

  • Rispetto, uguaglianza e un luogo di lavoro sicuro
  • Integrità negli affari e accuratezza della documentazione presentata
  • Consenso e dignità per le persone presenti nei nostri lavori
  • Riservatezza, dati e sicurezza delle informazioni
  • Proprietà intellettuale e uso autorizzato dell’AI
  • Uso responsabile delle risorse
  • Segnalare senza timore di ritorsioni

Dipendenti e tirocinanti firmano una presa d’atto personale. Freelance e consulenti accettano il Codice attraverso le condizioni del proprio incarico.

Chieda informazioni sul nostro Codice di condotta
SCM-AB-01

Politica anticorruzione

Spontan non tollera corruzione, frode, influenze indebite o comportamenti non etici nelle attività commerciali, istituzionali o di approvvigionamento.

Questo principio si applica a dipendenti, rappresentanti, esperti, fornitori, subappaltatori e partner che operano all’interno della nostra struttura di realizzazione.

Il nostro approccio comprende:

  • Rapporti commerciali trasparenti
  • Registrazioni e documentazione accurate
  • Responsabilità di approvazione adeguate
  • Nessun pagamento o beneficio indebito
  • Gestione responsabile di omaggi e ospitalità
  • Segnalazione ed esame di presunte condotte illecite

Le procedure di indagine interna e la relativa documentazione non sono rese pubbliche.

SCM-CI-16

Dichiarazione sul conflitto di interessi

Spontan richiede che i conflitti di interesse effettivi, potenziali e percepiti siano individuati, dichiarati e gestiti in modo responsabile.

Un conflitto può sorgere quando interessi personali, professionali, finanziari od organizzativi potrebbero influire, o sembrare influire, su un processo decisionale obiettivo.

Il nostro approccio comprende:

  • Dichiarazione tempestiva
  • Esame delle circostanze
  • Misure di mitigazione adeguate
  • Esclusione dalle decisioni ove necessario
  • Documentazione dei conflitti rilevanti
  • Monitoraggio continuo durante l'attuazione

Le dichiarazioni personali e i registri interni dei conflitti di interesse restano riservati.

SCM-WB-13

Politica di whistleblowing e segnalazione

Spontan desidera che le persone segnalino eventuali problemi tempestivamente, in sicurezza e senza timori. La presente policy costituisce la nostra procedura unica per ricevere, gestire e tutelare le segnalazioni di illeciti.

Chiunque può segnalare un problema, compresi dipendenti, collaboratori esterni, fornitori, clienti, partecipanti ai progetti e cittadini. Non sono richieste prove: bastano fondati motivi.

La policy prevede:

  • Canali di segnalazione interni riservati
  • Accettazione di segnalazioni anonime
  • Conferma di ricezione entro cinque giorni lavorativi
  • Riscontro sulle azioni intraprese entro tre mesi
  • Tutela dell’identità del segnalante
  • Protezione dalle ritorsioni per chi effettua segnalazioni e per chi lo assiste
  • Gestione indipendente qualora sia coinvolto un destinatario

La policy tiene conto della Legge albanese n. 96/2025 sul whistleblowing e non limita il diritto di effettuare segnalazioni a un’autorità competente. La documentazione dei casi resta riservata.

Chieda informazioni sulla nostra Politica sul whistleblowing
SCM-SC-12

Codice di condotta dei fornitori

Gran parte del nostro lavoro dipende da fornitori, freelance, subappaltatori e partner di produzione. Il Codice di condotta per i fornitori stabilisce gli standard minimi che ci aspettiamo da ciascuno di loro nei lavori svolti per Spontan.

I requisiti sono applicati in proporzione alle dimensioni del fornitore e alla natura e al rischio delle attività. Qualora un cliente o un finanziatore imponga per un progetto regole più rigorose sulla catena di fornitura, si applicano tali regole.

Ai fornitori si richiede di rispettare:

  • Conformità alla normativa applicabile
  • Nessuna corruzione, collusione o vantaggio indebito
  • Dichiarazione dei conflitti di interesse
  • Informazioni, registrazioni e fatture accurate
  • Condizioni di lavoro conformi alla legge e rispetto dei diritti umani
  • Pratiche di lavoro sicure su set e luoghi di eventi
  • Tutela e protezione dallo sfruttamento e dall'abuso sessuale
  • Riservatezza, protezione dei dati e uso responsabile dell'AI

I fornitori confermano la propria adesione tramite una dichiarazione del fornitore e trasferiscono i requisiti pertinenti ai propri subappaltatori.

Chieda informazioni sul nostro Codice di condotta per i fornitori
03 — Qualità, rischio e continuità

Politica per la qualità

La qualità è gestita lungo l’intero processo di realizzazione, dalla definizione iniziale dell’ambito e delle responsabilità fino a revisione, approvazione, documentazione e consegna.

Il nostro approccio alla qualità è concepito per supportare:

  • Obiettivi e responsabilità di progetto chiari
  • Punti di approvazione e revisione definiti
  • Standard di realizzazione coerenti
  • Processi decisionali documentati
  • Identificazione dei rischi e azioni correttive
  • Feedback dei clienti e miglioramento continuo

La pagina pubblica illustra i nostri impegni in materia di qualità e i principi di governance. Flussi di lavoro interni, modelli e procedure di gestione della qualità restano riservati.

SCM-RM-06

Programma di gestione dei rischi

Il Programma di gestione dei rischi definisce come Spontan individua e tratta i rischi per le persone, le informazioni, la realizzazione delle attività e i propri obiettivi, sia nelle decisioni ordinarie sia nei progetti e servizi rilevanti.

La valutazione è proporzionata alle possibili conseguenze. I rischi bassi possono essere accettati dal responsabile competente, mentre quelli elevati richiedono l'approvazione della direzione e un piano d'azione con tempi definiti.

Il programma comprende:

  • Una propensione al rischio e limiti decisionali definiti
  • Verifica dei rischi prima di gare, contratti e nuovi fornitori
  • Controlli su progetti e fornitori
  • Un registro centrale dei rischi
  • Escalation degli incidenti collegata alla continuità operativa
  • Revisione regolare delle tendenze e dell’efficacia

L’approccio si ispira alle linee guida ISO 31000 e non dichiara alcuna certificazione in materia di gestione dei rischi. Il registro dei rischi resta un documento interno.

Chieda informazioni sul nostro Programma di gestione del rischio
SCM-BC-14

Politica e piano di continuità operativa

Spontan adotta un approccio strutturato alla resilienza operativa e alla continuità dei servizi essenziali.

Il nostro quadro di continuità operativa tiene conto dei sistemi, del personale, delle informazioni, dei fornitori e delle infrastrutture necessari a garantire le attività di progetto critiche in caso di interruzioni.

L’approccio comprende:

  • Individuazione delle attività essenziali
  • Responsabilità e percorsi di escalation definiti
  • Misure di backup e ripristino delle informazioni
  • Metodi alternativi di comunicazione ed erogazione
  • Fornitori e dipendenze
  • Revisione periodica delle misure di continuità

La pagina pubblica offre una panoramica generale. Le procedure di ripristino dettagliate, le informazioni sull’infrastruttura e le strutture di contatto interne non vengono pubblicate.

04 — Persone e diritti umani
SCM-HR-05

Politica sui diritti umani

Spontan si impegna a rispettare i diritti umani delle persone interessate dal suo lavoro: il proprio personale, i dipendenti dei fornitori, il personale dei clienti, i partecipanti agli eventi, le persone rappresentate nelle campagne e gli utenti dei prodotti digitali.

La policy si ispira ai Principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani, alla Dichiarazione dell’ILO sui principi e i diritti fondamentali nel lavoro e alle Linee guida OCSE destinate alle imprese multinazionali. Questi quadri di riferimento orientano il nostro processo; non si tratta di certificazioni.

La policy riguarda:

  • Parità di trattamento e dignità sul lavoro
  • Nessun lavoro forzato, vincolato o minorile
  • Condizioni di lavoro eque e libertà di associazione
  • Diritti delle persone presenti in campagne, film ed eventi
  • Diritti interessati da dati e tecnologie
  • Due diligence proporzionata sui fornitori
  • Canali di segnalazione e accesso a rimedi

Valutazioni, registrazioni delle segnalazioni e dettagli dei casi restano riservati.

Chieda informazioni sulla nostra Politica sui diritti umani
SCM-SG-07

Politica di tutela (safeguarding)

Spontan si impegna a tutelare i minori, i giovani e le persone vulnerabili che possono essere coinvolti nel nostro lavoro o subirne gli effetti.

Il nostro approccio alla tutela (safeguarding) si applica a dipendenti, esperti, fornitori, team di produzione, collaboratori sul campo e altre persone che agiscono per conto dell’azienda.

Si ispira a:

  • Rispetto e dignità
  • Prevenzione dei danni
  • Condotta appropriata
  • Pratiche sicure di comunicazione e produzione
  • Gestione responsabile di informazioni e immagini sensibili
  • Responsabilità di segnalazione e risposta chiare

Le procedure dettagliate di gestione dei casi e la relativa documentazione restano riservate.

SCM-GE-09

Politica per la parità di genere e l’empowerment femminile

Spontan promuove le pari opportunità, una partecipazione equa e un trattamento rispettoso nei rapporti di lavoro, nelle partnership e nella realizzazione dei progetti.

Il nostro approccio mira a prevenire le discriminazioni e a garantire che le decisioni si basino su competenza, requisiti di progetto e condotta professionale.

La policy prende in considerazione:

  • Pari accesso alle opportunità professionali
  • Pratiche di selezione e di incarico eque
  • Ambienti di lavoro rispettosi
  • Partecipazione inclusiva a progetti e team
  • Prevenzione di molestie e discriminazioni
  • Rappresentazione responsabile nella comunicazione e nel lavoro creativo
SCM-HS-02

Politica per la salute e la sicurezza

Spontan stabilisce regole minime per prevenire infortuni e malattie, sia nel lavoro d’ufficio quotidiano sia nelle attività temporanee come produzioni, eventi e sopralluoghi.

I rischi vengono valutati prima dell’avvio delle attività, le misure di controllo vengono assegnate e vengono messi a disposizione personale competente e attrezzature adeguate. Un’attività viene sospesa quando un pericolo grave e immediato non può essere controllato.

Il nostro approccio comprende:

  • Valutazione dei rischi prima delle attività ordinarie e straordinarie
  • Controlli scelti dall'eliminazione fino ai dispositivi di protezione
  • Controlli di sicurezza prima di eventi e riprese
  • Operatori competenti per rigging, alimentazione elettrica e attrezzature specialistiche
  • Misure di emergenza e primo soccorso
  • Segnalazione di pericoli, incidenti e quasi incidenti
  • Il diritto di interrompere un lavoro non sicuro senza subire sanzioni

La policy si ispira alla norma ISO 45001 e non dichiara la certificazione ISO 45001. Le valutazioni dei rischi relative ai siti e alle mansioni sono gestite separatamente.

Chieda informazioni sulla nostra Politica per la salute e la sicurezza
05 — Ambiente e sostenibilità
SCM-SS-08

Dichiarazione di sostenibilità

Spontan tiene conto della responsabilità ambientale e sociale nelle proprie attività, nelle scelte dei fornitori e nella realizzazione dei progetti.

Il nostro approccio si concentra su misure pratiche applicabili al lavoro digitale, alla produzione, alle pubblicazioni, ai viaggi, agli eventi e agli acquisti.

Possono includere:

  • Riduzione dell’uso superfluo di materiali
  • Scelta di metodi digitali e produttivi efficienti
  • Valutazione di fornitori e partner di attuazione locali
  • Riduzione dei viaggi e degli sprechi evitabili
  • Uso responsabile delle risorse
  • Privilegiare risultati durevoli rispetto a una produzione usa e getta

Le misure applicate dipendono dalla natura, dal luogo e dai requisiti di ciascun incarico.

SCM-EN-04

Politica di sostenibilità ambientale

La Politica di sostenibilità ambientale traduce gli impegni della nostra Dichiarazione di sostenibilità in decisioni, registrazioni e verifiche.

Spontan si impegna a prevenire l’inquinamento e gli sprechi evitabili, a utilizzare le risorse in modo efficiente e a migliorare le prestazioni ambientali delle proprie attività e del lavoro che gestisce per conto dei clienti.

Comprende:

  • Aspetti ambientali e obblighi di legge
  • Uffici, energia e acqua
  • Dispositivi, rifiuti elettronici e servizi digitali
  • Stampa, imballaggi e rifiuti
  • Eventi, produzioni, viaggi e approvvigionamenti
  • Obiettivi, dati e dichiarazioni ambientali credibili

L’approccio si ispira alla norma ISO 14001. Non costituisce una dichiarazione di riduzioni misurate delle emissioni né di certificazione ambientale.

Chieda informazioni sulla nostra Politica di sostenibilità ambientale
06 — Dati, sicurezza e tecnologia
SCM-DP-03

Politica sulla privacy e protezione dei dati

Spontan applica i principi di protezione dei dati alla raccolta, all'uso, alla conservazione, al trasferimento e alla cancellazione delle informazioni personali e organizzative.

Il nostro approccio si basa su:

  • Finalità chiare e legittime
  • Raccolta delle sole informazioni necessarie
  • Controlli di accesso adeguati
  • Prassi di conservazione definite
  • Gestione e trasferimento sicuri
  • Rispetto dei diritti applicabili in materia di dati
  • Gestione responsabile di fornitori e sistemi

La panoramica pubblica illustra il nostro approccio generale. Accordi specifici per singoli progetti possono essere documentati separatamente qualora i requisiti di trattamento siano più complessi.

Sicurezza e protezione dei dati

La sicurezza delle informazioni è parte integrante del modo in cui Spontan gestisce i sistemi digitali, la documentazione di progetto, le informazioni dei clienti e le attività interne.

Il nostro approccio alla sicurezza tiene conto di:

  • Gestione degli accessi
  • Protezione di sistemi e account
  • Archiviazione e trasferimento sicuri
  • Backup e ripristino
  • Rischi legati a fornitori e tecnologie
  • Individuazione e gestione degli incidenti
  • Responsabilità del personale
  • Requisiti di riservatezza

Pubblicamente vengono descritti solo i controlli di alto livello. L’architettura tecnica, le configurazioni di sicurezza, le informazioni sulle vulnerabilità, le procedure di gestione degli incidenti e le strutture di accesso restano riservate.

SCM-AI-10

Politica per un uso responsabile dell'AI

Spontan utilizza e sviluppa l’intelligenza artificiale con attenzione alla legittimità degli scopi, alla responsabilità umana e a una gestione proporzionata dei rischi.

I nostri principi per un’AI responsabile comprendono:

  • Supervisione umana
  • Responsabilità chiare
  • Uso dei dati appropriato e autorizzato
  • Trasparenza quando l’AI incide su risultati o decisioni
  • Valutazione di rischi e limiti
  • Controlli proporzionati in base al caso d’uso
  • Aspetti di sicurezza e privacy
  • Monitoraggio e miglioramento continui

L'AI può supportare analisi, automazione, flussi di lavoro sui contenuti, sistemi di abbinamento e prodotti digitali, ma la responsabilità delle decisioni professionali resta in capo alle persone.

07 — Accessibilità
SCM-AC-15

Dichiarazione di accessibilità

Spontan si impegna a realizzare esperienze digitali e informazioni pubbliche accessibili e fruibili dal maggior numero possibile di persone, nei limiti del ragionevole.

Il nostro approccio tiene conto di:

  • Contenuti semantici e strutturati
  • Accessibilità da tastiera
  • Tipografia leggibile e contrasto adeguato
  • Testo alternativo per le immagini significative
  • Navigazione chiara e stati di focus visibili
  • Documenti accessibili ove richiesto
  • Test su dispositivi e tecnologie assistive

L'accessibilità è considerata una responsabilità continua e non un intervento tecnico una tantum.

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