Politique de confidentialité
La présente Politique de confidentialité explique comment Spontan Creative Media Sh.p.k. (« SCM », « nous ») collecte, utilise, partage et protège les données personnelles lorsque vous consultez spontan.agency, nous contactez, soumettez l’un de nos formulaires, vous abonnez à notre newsletter, utilisez notre portail client ou interagissez avec nous de toute autre manière. Elle présente également vos droits et la manière de les exercer.
Nous traitons les données personnelles conformément à la loi albanaise n° 124/2024 « sur la protection des données personnelles » et, lorsqu’il s’applique à nos activités, au Règlement général sur la protection des données de l’UE (Règlement (UE) 2016/679, « RGPD »).
1. Responsable du traitement de vos données
Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
Spontan Creative Media Sh.p.k.
NUIS: L82322017V
Str. Besim Imami, No. 62, Tirana, Albania
E-mail: [email protected]
SCM applique un système de management de la sécurité de l’information certifié ISO/IEC 27001:2022. Nos règles internes de traitement des données personnelles sont définies dans notre Politique de confidentialité et de protection des données (SCM-DP-03), disponible sur demande.
2. Données collectées et finalités
Nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités décrites ci-dessous. Les champs signalés comme obligatoires dans nos formulaires sont indispensables pour répondre à votre demande ; les autres champs sont facultatifs.
| Activité | Données collectées | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|---|
| Soumettre un formulaire ToR / RFP / RFQ | Organisation, adresse e-mail, intitulé du projet, personne de contact, pays, type d'organisation, format de réponse souhaité, date limite de soumission et date de démarrage prévue, nécessité ou non d'un accord de confidentialité (NDA), documents que vous téléversez et votre message | Évaluer votre demande, préparer une proposition ou un devis et échanger avec vous à ce sujet | Mesures précontractuelles prises à votre demande ; notre intérêt légitime à répondre aux demandes professionnelles |
| Formulaire de partenariat en consortium | Organisation, adresse e-mail, intitulé de l'appel d'offres ou du projet, rôle attendu de Spontan, personne de contact, pays, site web, pays ou région cible, expertise requise, statut du consortium, documents que vous téléversez et votre message | Évaluer des partenariats potentiels pour des appels d’offres et des projets, et vous contacter au sujet d’opportunités précises | Notre intérêt légitime à développer des partenariats ; mesures prises à votre demande avant la conclusion d'un accord |
| Demandes de références et de présentation de l'entreprise | Nom, organisation, adresse e-mail professionnelle, pays, site web, nécessité ou non d'un accord de confidentialité (NDA), objet de la demande, intitulé de l'appel d'offres ou du projet, échéance, documents demandés et votre message | Examiner la demande et fournir la documentation appropriée relative à l’entreprise, technique ou de passation de marchés | Notre intérêt légitime à répondre aux demandes de due diligence et de marchés publics ; mesures prises à votre demande avant la conclusion d'un contrat |
| Demandes de politiques et de certificats | Nom, entreprise ou institution, adresse e-mail professionnelle et documents sélectionnés | Examiner la demande et vous envoyer les politiques ou certificats demandés | Notre intérêt légitime à répondre aux demandes ; votre demande |
| Demandes de kit média | Nom, organisation ou média, adresse e-mail, fonction, pays, échéance, lieu et modalités d'utilisation des contenus et votre message | Examiner la demande et vous envoyer les supports médias appropriés | Notre intérêt légitime à répondre aux demandes des médias et de partenariat ; votre demande |
| Formulaire de contact | Nom, adresse e-mail, motif de votre prise de contact, organisation, fonction, pays, site web, téléphone et votre message | Vous répondre | Notre intérêt légitime à répondre aux communications ; mesures précontractuelles le cas échéant |
| Candidatures d'emploi et de stage | Nom, adresse e-mail, téléphone, CV, lettre de motivation et toute autre information que vous choisissez de communiquer | Évaluer votre candidature et gérer notre processus de recrutement | Mesures prises à votre demande avant la conclusion d’un contrat de travail ; votre consentement si vous nous demandez de conserver votre candidature pour de futures opportunités |
| Inscription au réseau d'experts | Nom, adresse e-mail, domaine d'expertise principal, pays ou lieu de résidence, années d'expérience, secteurs, langues, site web ou profil LinkedIn, CV ou portfolio et votre message | Vous intégrer à notre vivier d’experts et vous contacter au sujet de missions et d’appels d’offres pertinents | Votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment |
| Newsletter | Adresse e-mail, prénom (facultatif), préférences d'abonnement et données d'engagement telles que les ouvertures et les clics | Vous adresser des actualités sur nos travaux, nos analyses et nos événements | Votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail |
| Portail client | Nom, adresse e-mail et identifiants de connexion des personnes auxquelles une organisation cliente donne accès, ainsi que les commentaires, validations et fichiers échangés via le portail | Donner aux clients accès à leurs projets, partager les livrables et consigner les retours et validations | Exécution de notre contrat avec l'organisation cliente ; notre intérêt légitime à sécuriser et à archiver les communications relatives aux projets |
| Contact par e-mail ou par téléphone | Vos coordonnées et le contenu de votre message | Vous répondre | Notre intérêt légitime à répondre aux communications ; mesures précontractuelles le cas échéant |
| Visites du site | Données techniques telles que l’adresse IP, le navigateur, l’appareil, les pages consultées et le site référent, collectées via les journaux du serveur, le service de protection des formulaires et, avec votre consentement, des outils d’analyse et de publicité | Exploiter et sécuriser le site, protéger nos formulaires contre le spam et les abus et, avec votre consentement, comprendre l’utilisation du site et mesurer l’efficacité de nos publicités | Notre intérêt légitime à exploiter un site web sécurisé (journaux serveur, protection des formulaires) ; votre consentement (cookies d'analyse et de publicité) |
Lorsque vous soumettez un CV ou un profil, veuillez ne pas y inclure d’informations sensibles telles que des données de santé, des convictions religieuses ou politiques, ou des numéros de pièce d’identité, sauf si nous vous le demandons expressément et que la loi l’exige. Si vous communiquez des informations concernant d’autres personnes, par exemple les membres d’une équipe dans une offre de consortium, veuillez vous assurer qu’elles en sont informées et y consentent.
Lorsque nous répondons à des appels d’offres avec des partenaires de consortium ou des experts, nous ne transmettons vos informations au pouvoir adjudicateur qu’avec votre accord et dans la seule mesure nécessaire à la procédure concernée.
Nous ne vendons pas vos données personnelles et ne les utilisons pas pour prendre des décisions vous concernant fondées exclusivement sur un traitement automatisé.
3. Contacts professionnels issus de sources publiques
Toutes les données que nous détenons ne proviennent pas directement de vous. Afin d’identifier des organisations susceptibles d’avoir besoin de nos services ou de devenir des partenaires, nous pouvons collecter les coordonnées professionnelles de certaines personnes (nom, fonction, organisation, adresse e-mail et téléphone professionnels) à partir de sources publiques : sites officiels d’entreprises et d’institutions, registres publics et documents d’appels d’offres et de marchés publiés.
Nous utilisons ces coordonnées uniquement pour contacter des organisations au sujet de services, d’appels d’offres et de partenariats pertinents, sur la base de notre intérêt légitime à communiquer entre professionnels. Lors de notre premier contact, nous vous indiquons la provenance de vos coordonnées. Chaque message comprend un moyen simple de vous y opposer ; le cas échéant, nous cessons de vous contacter et ne conservons que les informations nécessaires au respect de votre opposition.
4. Analyse d'audience, publicité, contenus intégrés et cookies
Nous utilisons les outils suivants pour comprendre l’utilisation de notre site et pour mesurer et améliorer nos actions publicitaires :
- Google Analytics (Google LLC / Google Ireland Limited) : statistiques sur les visites, les pages consultées, les sources de trafic et la localisation approximative déduite de l’adresse IP.
- Google Ads (Google LLC / Google Ireland Limited) : mesure de l’efficacité de nos campagnes publicitaires et, avec votre consentement, remarketing.
- Microsoft Clarity (Microsoft Corporation / Microsoft Ireland Operations Limited) : cartes de chaleur et enregistrements de sessions montrant comment les visiteurs interagissent avec les pages, par exemple les clics et le défilement. Clarity est configuré pour masquer le texte saisi dans les champs de formulaire.
Google Analytics et Google Ads fonctionnent en mode Google Consent Mode : sans votre consentement, ils ne déposent aucun cookie et n’envoient que des signaux agrégés, sans cookies ; les cookies d’analyse et publicitaires ne sont utilisés qu’après votre acceptation via notre bannière de cookies. Microsoft Clarity n’est chargé qu’après votre acceptation des cookies d’analyse. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment.
Nous utilisons également Google Search Console, qui fournit des données agrégées sur la présence de notre site dans la recherche Google. Cet outil ne dépose aucun cookie sur votre appareil.
Vidéo intégrée. Certaines pages affichent des vidéos hébergées sur YouTube (Google), intégrées en mode de confidentialité renforcée (youtube-nocookie.com). Le chargement d’une telle vidéo connecte votre navigateur à Google, qui reçoit des données techniques telles que votre adresse IP. Dans ce mode, Google n’utilise pas la visite pour personnaliser YouTube ou ses publicités, mais le lecteur peut enregistrer des informations techniques sur votre appareil afin de fonctionner.
Pour en savoir plus sur les cookies utilisés, consultez notre Politique relative aux cookies.
5. Destinataires de vos données
Nous ne partageons des données personnelles qu’en cas de nécessité et avec des garanties appropriées :
- Prestataires de services qui traitent des données pour notre compte en vertu d’un contrat, notamment notre hébergeur web (Hetzner Online GmbH), Cloudflare (Turnstile), qui protège nos formulaires contre le spam et les abus, nos prestataires de messagerie et de newsletter, nos outils de stockage en ligne et de productivité, ainsi que les prestataires d’analyse, de publicité et de vidéo mentionnés ci-dessus.
- Clients et pouvoirs adjudicateurs, lorsque vous participez à une offre ou à un projet et avez accepté que vos coordonnées y figurent.
- Partenaires de consortium, lorsque cela est nécessaire pour préparer une offre conjointe à laquelle vous participez.
- Conseillers professionnels, tels qu’avocats, comptables et auditeurs, soumis à une obligation de confidentialité.
- Autorités publiques, lorsque la loi nous y oblige ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.
La liste de nos principaux prestataires est disponible sur demande.
6. Lieu de stockage des données et transferts internationaux
Notre site et les données transmises par son intermédiaire sont hébergés par Hetzner Online GmbH dans son centre de données d’Helsinki, en Finlande, au sein de l’Union européenne.
Certains de nos prestataires, notamment Google, Microsoft et Cloudflare, peuvent traiter des données en dehors de l’Albanie et de l’Espace économique européen, y compris aux États-Unis. Dans ce cas, nous nous appuyons sur les garanties exigées par la loi, telles que le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire est certifié, les clauses contractuelles types ou d’autres mécanismes de transfert approuvés. Vous pouvez nous contacter pour en savoir plus sur ces garanties.
7. Durée de conservation de vos données
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Demandes liées aux RFP, aux consortiums, aux références et autres demandes commerciales n'aboutissant pas à un contrat | 2 ans à compter de notre dernier contact |
| Données relatives aux contrats que nous concluons | Pendant toute la durée du contrat, puis pendant la période requise par les obligations comptables, fiscales et contractuelles |
| Comptes du portail client | Tant que l'organisation cliente dispose d'un accès, puis pendant la durée requise par notre contrat et nos obligations légales |
| Candidatures d'emploi et de stage | 12 mois après la fin du processus de recrutement, ou jusqu'à 24 mois si vous acceptez que nous conservions votre candidature pour de futures opportunités |
| Profils de partenaires de consortium et du réseau d'experts | Jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer ; en tout état de cause, nous réexaminons les profils sans contact depuis 3 ans et les supprimons, sauf si vous confirmez souhaiter y figurer |
| Contacts professionnels issus de sources publiques | 2 ans à compter de notre dernier échange, ou moins si vous vous y opposez |
| Kit média, demandes de politiques et demandes générales | 2 ans à compter de notre dernier contact |
| Newsletter | Jusqu’à votre désinscription ; nous pouvons conserver une trace de votre demande de désinscription afin de ne plus vous contacter |
| Données d'analyse | Selon les paramètres de conservation de chaque outil, que nous limitons au strict nécessaire, et en tout état de cause pas plus de 14 mois pour Google Analytics |
| Journaux de sécurité du serveur | Jusqu’à 90 jours, sauf si nécessaire pour enquêter sur un incident de sécurité |
Lorsque les données ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les anonymisons de manière sécurisée.
8. Comment nous protégeons vos données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, dans le cadre de notre système de management de la sécurité de l’information ISO/IEC 27001. Elles comprennent notamment les connexions chiffrées (HTTPS), le contrôle des accès et l’authentification multifacteur, la limitation de l’accès aux seuls collaborateurs qui en ont besoin, des sauvegardes chiffrées, l’évaluation de la sécurité des fournisseurs et la formation du personnel. Aucune méthode de transmission sur Internet n’est totalement sûre, mais nous nous employons à protéger vos données et à réagir rapidement à tout incident, y compris en informant les autorités et les personnes concernées lorsque la loi l’exige.
9. Vos droits
Dans les conditions prévues par la loi, vous avez le droit de :
- Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie ;
- Rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
- Effacer de vos données lorsque nous n’avons plus de motif valable de les conserver ;
- Limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances ;
- S'opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes, ainsi qu’à la prospection commerciale à tout moment ;
- Portabilité des données Recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé ;
- Retrait du consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
- Ne pas faire l'objet aux décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui vous affectent de manière significative.
Pour exercer vos droits, écrivez à [email protected]. Nous pourrons vous demander de justifier de votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande ; ce délai peut être prolongé lorsque la loi le permet, auquel cas nous vous en indiquerons les raisons.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès du Commissioner for the Right to Information and Personal Data Protection (Komisioneri për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale), Tirana, Albanie, www.idp.al. Si vous résidez dans l’Union européenne, vous pouvez également contacter l’autorité de protection des données du pays où vous vivez ou travaillez. Nous vous serions toutefois reconnaissants de nous permettre d’abord de répondre à votre préoccupation.
10. Enfants
Notre site et nos services s’adressent aux professionnels et aux organisations. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des enfants de moins de 16 ans via ce site. Si vous pensez qu’un enfant nous a transmis des données personnelles, veuillez nous contacter et nous les supprimerons.
11. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité en fonction de l’évolution de nos activités, de nos outils ou de nos obligations légales. La date figurant en haut de cette page indique la dernière mise à jour. En cas de modification importante, nous le signalerons clairement sur notre site.
12. Nous contacter
Pour toute question concernant cette politique ou le traitement de vos données personnelles, contactez :
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Str. Besim Imami, No. 62, Tirana, Albania
E-mail: [email protected]